Você provavelmente já pensou que não tinha mais tempo para nada, ou que sua semana não rendeu como queria, ou até já desejou que um dia durasse muito mais que 24 horas? Se isso já aconteceu com você, é hora de rever a organização e distribuição do seu tempo! E, para ajudar você, vamos ensinar a técnica da Matriz do Tempo, também conhecida como Matriz de Eisenhower.
A técnica tem o objetivo de fazer você separar cada coisa em seu tempo correto. Ela proporciona melhor administração do tempo, de forma eficaz. Usando-a em seu dia a dia, você tende a ficar mais produtivo e evita estresses e demandas externas desnecessárias. Para isso, vamos começar a entender o conceito do que é importante e do que é urgente.
Importante é tudo aquilo que tem grande valor para você: seja sentimental ou não. É aquilo com que você se preocupa e por que tem apreço, como um tempo para descansar e ver série, sua família, seus animais, seus estudos, entre outros. Já urgente é uma demanda externa. É tudo que é relacionado a tempo, prazo. Pode ser que algo urgente seja importante ou não para você e vice-versa. Tudo depende da situação e da análise que você faz dela.
É indispensável entender o que é urgência e o que é importância, pois esses serão os dois eixos da Matriz do Tempo, que será dividida entre importante x não importante e urgente x não urgente. Veja o quadro abaixo:
Quadrante I – Necessidade
Essa é a área em que as coisas são urgentes e importantes para você. Geralmente envolvem reuniões, crises de relacionamento, prazos e imprevistos. É uma área em que você deve procurar reduzir a demanda do seu dia.
Quadrante II – Eficácia
Esse precisa ser seu foco. É onde estarão as coisas importantes, mas sem urgência. É aqui que você planeja seus objetivos de curto e longo prazo. Foque sempre a maior parte do seu tempo aqui.
Quadrante III – Delegue
Muito cuidado com as ilusões nesse quadrante. São coisas urgentes, mas que não têm importância para você. São telefonemas sem necessidade, reuniões que poderiam ser evitadas e tarefas que podem ser delegadas. Sempre que possível, faça de tudo para evitar essa área. Para isso, delegue tarefas e aprenda a dizer não para demandas externas sem importância.
Quadrante IV – Desperdício
Esse deve ser um quadrante ELIMINADO da sua vida. É desperdício de tempo com tarefas não urgentes e sem importância. É quando mudamos de canal sem parar na TV ou rolamos o feed sem necessidade nas redes sociais. Procure zerar seu tempo nesse quadrante, pois ele sugará suas energias e sua produtividade.
Para que a atividade fique completa e você melhore a distribuição do seu tempo, pegue uma folha e faça seu quadrante, inserindo as tarefas pessoais e profissionais para cada área. Reveja se pode eliminar tarefas não urgentes e sem importância e procure usar a maior parte do seu tempo nos quadrantes I e II. Estes devem ser o seu foco durante a semana, quando for planejar suas tarefas.